Comment construire un onboarding efficace : stratégies et techniques
L’onboarding, traditionnellement considéré comme une simple formalité, est en réalité une étape cruciale dans la construction d'une force de travail engagée et productive. À l'ère de la transformation numérique et avec l'émergence de plateformes eLearning avancées comme Didask, il est temps de reconsidérer notre approche de l'onboarding. Cet article explore comment intégrer efficacement de nouvelles recrues dans une entreprise en utilisant des stratégies innovantes, en s'appuyant sur l'intelligence artificielle pédagogique et en créant des expériences d'apprentissage immersives et personnalisées.
L’onboarding est un investissement stratégique pour les entreprises soucieuses de cultiver un personnel compétent, engagé et aligné sur leurs objectifs. C’est une période particulière où recrue comme entreprise (et non pas seulement l’une ou l’autre) doivent s’apprivoiser rationnellement pour préparer une collaboration fructueuse. Si ce constat ne fait plus polémique, de nombreux défis subsistent sur le terrain, pour diverses raisons.
On ne le dira jamais assez : la qualité du contenu des dispositifs d’onboarding est essentielle pour assurer une intégration réussie des nouvelles recrues. Par “contenus” entendons ici le fond et la forme de l’ensemble des supports déployés. Un contenu médiocre ou inadapté peut par exemple entraîner un désengagement précoce ou une baisse de productivité, voire une non-hausse à venir si la recrue est ainsi mal formée lors de ses premiers pas.
Si l’on regarde ce qu’il se passe dans de nombreuses organisations, ces contenus sont souvent passifs (documents, slides, vidéos etc). Or comme nous aimons le rappeler chez Didask (ADN sciences cognitives oblige), exposer à des contenus revient à juste informer… et informer n’est pas former, loin de là !
On est bien d’accord, la conception d'un programme d'onboarding peut être extrêmement chronophage, pour l’équipe en charge comme pour tous les contributeurs tels que les experts métiers sur tel ou tel sujet du dispositif. Par ailleurs, ce défi est souvent exacerbé par la complexité des informations à transmettre (comment s’y prendre quand on n’est pas soi-même ingénieur pédagogique) et la nécessité de mises à jour constantes (vos produits et process évoluent, votre onboarding doit suivre). Le temps investi dans la conception doit donc impérativement être réduit et se traduire par une valeur ajoutée réelle pour les employés et l'entreprise.
Nous voilà dans le vif du sujet. Si l’onboarding est un moment décisif dans le parcours d'une recrue, et si sa qualité résonne directement sur la productivité, l'intégration et la rétention des talents au sein de l'organisation, alors comment échapper aux écueils d'un onboarding inopérant qui laisse vos employés en rade et votre entreprise au point mort ?
Voici quelques stratégies tirées des quatre coins de la pédagogie innovante et de la technologie contemporaine, tout comme de notre expérience en la matière chez Didask.
Nombreuses sont les entreprises qui confient à leurs nouveaux arrivants un amas de vidéos, de modules e-learning et de documents, leur laissant le fardeau de s'auto-former. La pratique est coûteuse en temps et souvent peu efficace. Les formations passives, sans interactions ni applications pratiques, engendrent une surcharge cognitive et laissent peu de place à l'assimilation active des connaissances pratiques nécessaires à l’opérationnalité sur le terrain. À utiliser avec parcimonie.
Et oui, le Learning Management System (ou LMS) est la colonne vertébrale de tout onboarding réussi, organisant et délivrant les contenus de manière interactive et mesurable. Sans lui, difficile d’obtenir une cohérence dans vos parcours, une vision globale et surtout de vous en sortir au milieu d’une multitude de contenus éparpillés un peu partout. Un LMS robuste et intuitif transforme l'expérience d'onboarding en un voyage structuré, guidant les nouvelles recrues à travers des étapes claires, des auto-évaluations et des feedbacks constructifs.
L’onboarding est avant tout une période de formation, cette dernière étant loin de se résumer à de la transmission descendante en salle de classe. Comprendre une culture d’entreprise, c’est aussi de la formation. Découvrir un organigramme, c’est aussi de la formation. Maîtriser les risques légaux de son nouveau secteur d’activité, tout autant ! On comprend donc ici la place primordiale de l'e-learning, déjà avancée plus tôt en parlant de LMS.
Dans notre contexte précis d’onboarding, le e-learning ne doit pas être considéré comme une simple transposition numérique des vieux manuels de formation. Bien au contraire, c’est un canal au potentiel énorme, qui bien utilisé peut créer une révolution dans l'acquisition des compétences, qui, lorsqu'elle est bien exécutée, capitalise sur la technologie pour favoriser l'engagement, la rétention et l'application des connaissances. Utiliser l'e-learning pour créer des simulations réalistes, des cas pratiques pertinents, avec une logique d’essai-erreur-feedback s’avère très efficace pour renforcer l'apprentissage et soigner vos intégrations (voir notre article Apprentissage par essai-erreur : libérez le potentiel du feedback).
Il pourrait sembler contre-intuitif de réduire la quantité de contenu dans les formations onboarding. Cependant, concentrer vos efforts sur les compétences essentielles et les valeurs fondamentales de votre entreprise, en utilisant des méthodes d'enseignement ciblées et actives, peut souvent aboutir à un meilleur retour sur investissement. La qualité sur la quantité encourage une maîtrise pratique et une familiarisation rapide avec l'ADN de l'entreprise. Posez-vous donc (ou demandez à vos concepteurs de le faire) la question de la nécessité de telle ou telle notion pour telle ou telle recrue. Par exemple, est-ce qu’un nouveau collaborateur du service comptabilité a besoin de connaître dans le détail les specificités de tous vos produits ? Probablement que non, contrairement à la nouvelle commerciale. Les LMS les plus innovants, à l’instar de Didask, vous facilitent grandement ce travail de réduction pertinente.
Comme on pouvait l’imaginer, l’IA apporte son lot de bénéfices aux onboardings, pour les administrateurs, les concepteurs comme les recrues elles-mêmes. Mais toutes les IA des LMS ne se valent pas, et il est important de miser sur une IA pédagogique, c’est-à-dire capable d’absorber la complexité pédagogique et non pas juste produire du contenu comme le ferait un ChatGPT par exemple.
Chez Didask, notre IA pédagogique se présente comme un moteur innovant pour l'élaboration d'onboardings performants et sur-mesure et elle intervient à plusieurs niveaux.
Tout d'abord, l'IA pédagogique de Didask prend en charge les contenus bruts fournis par vos experts pour les convertir en parcours d'apprentissage interactifs et engageants. Notre alchimiste numérique identifie les notions les plus essentielles pour granulariser votre sujet en fonction. Puis, pour chaque granule, il recommande la modalité pédagogique la plus adaptée d’après la recherche en sciences cognitives. Il distille ainsi la sagesse de vos experts en activités pédagogiques structurées et orientées vers des objectifs clairs, assurant ainsi que l'apprentissage soit aussi impactant que pertinent.
Ensuite, l’IA Didask facilite un apprentissage granulaire basé sur des objectifs pédagogiques précis, tout en proposant des méthodes d'apprentissage adaptatives (voir notre article sur l'adaptive learning) pour adapter le contenu aux besoins et au rythme de chaque apprenant. Cette personnalisation renforce l'engagement et assure que chaque recrue reçoit l'attention nécessaire pour une intégration réussie.
Enfin, en se fondant sur les données accumulées, l'IA génère des feedbacks personnalisés et des recommandations, agissant à l'image d'un mentor virtuel qui guide et soutient constamment les employés dans leur cheminement professionnel. Cette approche permet d'accélérer le temps de montée en compétence et de maximiser le ROI de l'onboarding pour l'entreprise.
Vous l’aurez compris, c’est grâce à l'intégration intelligente des principes des sciences cognitives que l’IA pédagogique Didask permet à tous de créer une expérience vraiment centrée sur l'apprenant, ici vos nouvelles recrues, prouvant ainsi que l'investissement dans un LMS sophistiqué n'est pas seulement une question de technologie, mais une stratégie business essentielle pour les entreprises modernes.
La formation onboarding est plus qu'une introduction, c'est la fondation de la relation entre votre entreprise et ses futures forces vives. Se doter d'un LMS performant, exploiter l'e-learning de manière stratégique et adopter des innovations telles que l'IA sont des étapes décisives. Peu importe la taille de votre entreprise, que ce soit une PME ou une ETI, ces solutions augmentent le retour sur investissement et créent une première expérience d'entreprise positive et impactante.
Votre onboarding est-il prêt à relever le défi de l'efficacité ?
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