À l’heure de l’infobésité, comment réussir à former efficacement ?

La plupart d’entre nous vivent dans des environnements professionnels dominés l’hyperconnexion et l’infobésité. Chaque entreprise crée et diffuse en interne une énorme quantité d’informations si on compte les slides, les mails, les notes, les documents capturant chacune un fragment de son expertise collective. Naturellement, ce constat s’étend aussi au monde de la formation. Il suffit de regarder le nombre moyen de formations disponibles sur le catalogue d’un LMS pour s’en convaincre : en comptant son renouvellement régulier on pourrait se former à temps plein pendant des années entières. Il est facile de s’y perdre et les récentes avancées en IA générative sont parfois présentées comme la boussole pour piloter sa formation. Certains disent même que bientôt, on ne formera plus que par des interactions avec ChatGPT. Qu’en est-il vraiment ?

La surcharge d'informations : un frein à l'apprentissage et à la transformation des entreprises

Dans la masse d’informations éparses qui constituent la connaissance de l’entreprise, concepteurs et apprenants ont des difficultés pour s’y retrouver.

Les concepteurs pédagogiques tout d’abord pour la transformer en formation qui fassent réellement monter les collaborateurs en compétence. Ils passent des heures à naviguer dans la documentation de l’entreprise pour extraire les éléments pertinents, puis des journées à les transposer en e-learning, les adapter pour qu’elles soient digestes et accessibles à des apprenants de niveaux variés. Ces étapes sont déjà extrêmement chronophages : on estime qu’une heure de elearning “basique” nécessite 20 jours-homme de conception. Il reste peu  de temps pour faire des raffinements qui amélioreraient l’efficacité pédagogique et leur impact sur les pratiques des apprenants.

Les apprenants, ensuite. Les collaborateurs qui souhaitent se former passent soit par leur LMS, soit par la formation “informelle” auprès de pairs ou en autonomie sur leur poste, aidé de divers documents glanés à différents endroits. Pour cela, ils vont devoir identifier leur besoin de formation, voir quelle approche leur semble avoir le meilleur apport temps/utilité, parcourir le catalogue de leur LMS ou faire de l’archéologie dans leur messagerie d’entreprise pour trouver des contenus pertinents… un processus long qui demande du temps et une bonne connaissance de soi.

C’est pour ces 2 raisons que l’engagement est une problématique clef pour qui cherche à s’équiper ou faire évoluer son LMS : entre le manque de temps des concepteurs pour créer des formations réellement transformantes, et les collaborateurs noyés dans le catalogue pharaonique de leur LMS, les obstacles vers la montée en compétence sont nombreux !

ChatGPT à la rescousse

L’arrivée de ChatGPT et des autres IA génératives pourrait bien changer la donne. Maintenant, les collaborateurs peuvent directement interroger l’IA pour obtenir directement ce dont ils ont besoin. Par un jeu de question-réponse, le collaborateur peut petit à petit mieux comprendre où il en est, ce dont il a besoin, en explorant les directions qui lui semblent les plus prometteuses.

Cette innovation semble profondément changer le monde de la formation : et si les parcours e-learning de plusieurs heures étaient remplacés par des interactions entre l’apprenant à son poste de travail et l’IA ? Imaginons un apprenant qui vient de devenir manager et aimerait développer son sens de l’écoute. Avant, il serait allé sur son LMS, aurait tapé les mots clefs nécessaires, et aurait entrepris le pénible parcours décrit en début d’article pour trouver la formation adéquate.
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Maintenant, il peut procéder ainsi :

Collaborateur  : Quelles sont les 3 techniques à développer en tant que manager pour avoir un bon sens de l'écoute ?

ChatGPT :

1. Ecoute active: L'écoute active est l'une des techniques les plus importantes qu'un manager doit développer pour améliorer son sens de l'écoute. Cela implique de s'engager pleinement dans la conversation, de donner à l'interlocuteur toute son attention et de donner des signes indiquant qu'il écoute et comprend ce qui est dit. L’écoute active implique également de poser des questions de suivi pour clarifier tout point mal compris.
2. Empathie : Un bon manager doit être capable de montrer de l'empathie et de comprendre les sentiments et les points de vue de son équipe. Cela exige de comprendre et de respecter les différences individuelles, culturelles et de personnalité. C'est par l'empathie et la compréhension que le manager pourra gagner la confiance de son équipe.
3. Patience et absence de jugement : Les managers doivent être patients et attentifs. Il est important de laisser les personnes terminer leurs phrases et leurs pensées sans les interrompre ou sans porter de jugement hâtif. Cela donne à la personne suffisamment de temps pour exprimer pleinement ses idées et ses sentiments sans la pression d’être jugée.

Collaborateur : Comment travailler l'écoute active en tant que manager ? Donne moi un exemple en cas de conflit dans l'équipe.

ChatGPT :

Travailler l’écoute active en tant que manager implique plusieurs étapes. Voici un exemple de la manière dont un manager pourrait utiliser l’écoute active en cas de conflit au sein de son équipe :

1. Accorder une attention totale : Le manager doit montrer à son équipe que leur parole est importante pour lui. Cela signifie éteindre les distractions, comme le téléphone ou l'ordinateur, et se concentrer uniquement sur la conversation. Lorsqu'un conflit survient, par exemple, entre deux membres de l'équipe, le manager doit leur permettre de s'exprimer pleinement sans interrompre.
2. Reformulation : Après avoir écouté chaque partie, le manager devrait reformuler ce qu'il a compris pour s'assurer qu'il a bien saisi le problème. Par exemple, le manager pourrait dire :"Si je vous ai bien compris, vous êtes frustré(e) parce que vous pensez que votre collègue ne respecte pas les échéances qui ont été fixées, ce qui a un impact sur votre propre travail. Est-ce correct ?"
3. Clarification : Le manager doit poser des questions pour clarifier certains points si nécessaire. Par exemple, "Pouvez-vous donner un exemple spécifique de situation où cela s'est produit ?"
4. Empathie: Le manager doit montrer de l'empathie pour chaque partie, en leur faisant savoir qu'il comprend leurs sentiments. Une phrase type pourrait être : "Je comprends que cela puisse être frustrant pour vous. Travaillons ensemble pour résoudre ce problème."
5. Proposer des solutions : Enfin, une fois que le manager a une compréhension claire du problème, il peut travailler avec les personnes impliquées pour trouver une solution. Cela pourrait signifier désigner des responsabilités claires, changer certains processus de travail, ou proposer des sessions de formation.

L'objectif principal à travers ces étapes est non seulement de résoudre le conflit, mais aussi de favoriser un environnement de travail où l'équipe se sent écoutée et respectée.

Et l’apprenant peut continuer en lui proposant des exemples concrets qui lui sont arrivés : “tel collaborateur s’est comporté de telle manière, comment appliquer l’écoute active à ce moment là ?” et ainsi de suite.

C’est indéniablement un changement profond de nos manières d’apprendre et une vraie avancée pour aider les apprenants à mieux identifier leurs besoin et des solutions. Mais… est-ce que ces interactions permettent à elles seules une montée en compétence qui se traduise par un changement de pratique sur le poste de travail de l’apprenant ?

Ici l’apprenant se contente de lire des informations, or l’information n’est pas la formation ! Recevoir les réponses de ChatGPT aussi personnalisées soient-elles ne permettent pas un changement de pratique durable. Le cerveau de l’apprenant se contente d’encoder une première trace de souvenir, qui sera peu robuste. Pour transformer sa pratique, cette trace doit être consolidée, consolidation qui a lieu lorsque l’apprenant s’entraîne dans des mises en situation de complexité croissante, adaptées aux enjeux cognitifs qu’il a spécifiquement besoin de travailler.

C’est pour accomplir cette dernière étape que nous avons développé notre intelligence artificielle pédagogique.

L’intelligence artificielle pédagogique pour passer de la théorie à la pratique

Profitant des progrès les plus récents en matière de machine learning et des sciences cognitives, notre intelligence artificielle pédagogique transforme vos contenus bruts en formations qui font efficacement progresser vos apprenants. Notre technologie fait d’abord le tri entre les informations présentes dans vos contenus, aussi riches soient ils, et identifie celles qui sont les plus importantes. Elle les fait ensuite correspondre précisément à chaque enjeu cognitif de vos apprenants, et vous génère ensuite tout une première version de votre formation, contenant de formats pédagogiques : mise en situation, exercice, révisions personnalisées, défis à appliquer dans son quotidien… Autant de formats qui permettront à l’apprenant de passer de la théorie à la pratique.

Aujourd'hui, notre intelligence artificielle pédagogique est utilisée par nos ingénieurs pédagogiques et nos clients. Ils ont observé qu'ils ont besoin en moyenne de 10x moins de temps pour développer leurs formations, un avantage encore plus considérable pour ceux dont la formation numérique n'est pas leur domaine principal. Avec de tels effets, il est certain que cette technologie propulsera vos plans de transformation à une toute autre échelle. Prêt·e à transformer durablement les pratiques de vos collaborateurs ?
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