Entre la signature du contrat de travail et la première journée en entreprise, 28 % des candidats font marche arrière. Cette période cruciale, appelée pré-onboarding ou préboarding, détermine souvent la réussite ou l'échec d'une embauche. Voici comment transformer ce laps de temps en tremplin vers une intégration réussie.
Qu'est-ce que le pré-onboarding ?
Le pré-onboarding désigne la phase entre l'acceptation de l'offre d'emploi et le premier jour au sein de la société. Durant cette période de transition, le nouveau salarié a signé mais n'a pas encore pris ses fonctions.
Cette étape reste souvent négligée par les ressources humaines. Pourtant, elle constitue un moment stratégique où tout peut basculer pour l'employeur comme pour le candidat.
Dans un marché de l'emploi tendu, sécuriser un recrutement ne s'arrête plus à la candidature acceptée. Le véritable enjeu commence après, et chaque action compte pour garantir une intégration réussie.
Pré-onboarding vs onboarding : quelles différences ?
Le processus de préboarding prépare l'arrivée du nouveau collaborateur. L'onboarding accompagne sa prise de poste une fois dans les locaux de l'entreprise.
Ces deux phases sont complémentaires et forment un parcours d'intégration des nouveaux employés cohérent. Négliger l'une compromet l'efficacité de l'autre et la fidélisation du talent.
Combien de temps dure le préboarding ?
La durée peut varier selon le préavis du candidat, de quelques jours à plusieurs mois. En France, elle s'étend généralement de 4 à 8 semaines avant la prise de poste.
Certains préavis peuvent durer jusqu'à 3 mois pour les cadres. Plus ce laps de temps est long, plus le risque de désistement augmente côté candidat.
Pourquoi le pré-onboarding est devenu indispensable
Une stratégie de préboarding efficace répond à trois enjeux business majeurs :
- Prévenir le ghosting,
- Améliorer la rétention,
- Accélérer la productivité du nouvel arrivant.
Les entreprises qui négligent cette phase subissent de nombreuses pertes. Un processus de recrutement avorté représente en moyenne 6 mois de salaire perdus, sans compter l'impact sur la marque employeur.
Le phénomène du ghosting : une menace réelle pour vos recrutements
Le ghosting désigne la disparition soudaine d'une personne sans explication. Ce phénomène touche tous les secteurs, y compris la fonction publique, et tous les niveaux de poste.
Les causes principales : manque de communication, délais trop longs, meilleure proposition ailleurs. L'anxiété face au nouvel environnement de travail joue également un rôle majeur.
Le processus de pré-onboarding constitue la réponse directe à ce problème. Il permet de maintenir le contact et réduit l'incertitude du futur salarié.
L'impact sur la rétention et l'engagement des collaborateurs
Un talent bien accueilli avant son arrivée développe un sentiment d'appartenance plus fort envers sa nouvelle entreprise.
Cette phase de préboarding pose les bases d'une expérience positive et durable. Elle crée une première impression qui influence toute la vie professionnelle au sein de la société.
Les 3 piliers d'un préboarding efficace
Un accueil structuré de vos nouvelles recrues repose sur trois piliers fondamentaux. Communication, Connexion et Clarification forment le framework des "3 C" pour engager votre futur collaborateur.
Communication : maintenir le lien avec le nouvel employé
La communication régulière rassure la personne sur son choix de rejoindre votre organisation. Elle doit trouver l'équilibre entre présence et discrétion pour favoriser la confiance.
Privilégiez un suivi régulier hebdomadaire par mail ou téléphone. Adaptez le canal aux préférences de votre nouveau collègue pour faciliter les échanges.
Connexion : créer un lien avec l'équipe et l'entreprise
Connectez le nouvel arrivant à son environnement avant son arrivée. Une vidéo de présentation avec photo de chaque collègue humanise la relation et aide à anticiper la première journée.
Proposez une occasion de rencontre informelle comme un afterwork.
Clarification : lever les doutes et organiser l'arrivée
Transmettez les informations claires et nécessaires : horaires, accès au bureau, dress code. Anticipez les questions administratives en envoyant les documents à remplir à l'avance.
Partagez le calendrier des premières semaines et les formations prévues. La transparence réduit le stress et établit la confiance envers l'employeur.
Le digital learning, accélérateur de votre stratégie de préboarding
Les plateformes de formation numérique transforment l'expérience préboarding. Elles permettent de familiariser le collaborateur avec l'entreprise avant son arrivée grâce à des outils adaptés.
Le micro-learning s'avère particulièrement adapté à cette phase de pré-onboarding. Des modules courts et engageants préparent sans surcharger le nouvel employé.
Pourquoi digitaliser vos pratiques de préboarding ?
La digitalisation via un logiciel de pré-onboarding offre plusieurs avantages décisifs. Accessibilité 24/7 en ligne, personnalisation du parcours et uniformisation de l'expérience pour tous.
Elle réduit la charge cognitive lors de la première journée. Le collaborateur arrive avec des connaissances solides sur l'entreprise, sa culture et sa protection sociale.
Le suivi de progression permet de recueillir les points d'attention. Vous pouvez ainsi planifier et adapter votre accompagnement en temps réel pour obtenir de meilleurs résultats.
Les erreurs à éviter dans votre gestion du préboarding
Certaines erreurs compromettent l'efficacité de votre stratégie et peuvent mener à une mauvaise expérience. Les identifier permet d'adopter les bonnes pratiques et de chercher des solutions.
Le silence radio : la pire erreur
L'absence de communication est la cause principale de désistement avant la prise de poste. Un candidat sans nouvelles imagine le pire et remet en question son choix de nouvel emploi.
La personne reste ouverte aux autres opportunités et peut chercher ailleurs. Quelques messages simples suffisent à maintenir le lien et favoriser son engagement.
La surcharge d'informations
Envoyer massivement documentation et procédures produit l'effet inverse. La mémoire de travail a une capacité limitée, surtout en période de transition vers un nouveau poste.
Privilégiez une approche progressive et fractionnée tout au long du processus. Distillez chaque élément d'information au fil des semaines pour une meilleure intégration.
Le manque de personnalisation
Un accueil standardisé ne suffit plus pour recruter et fidéliser les meilleurs talents. Chaque personne attend une expérience adaptée à son profil et à sa future vie au sein de l'équipe.
Tenez compte du poste, du niveau d'expérience et de la personnalité. La personnalisation démontre l'attention portée par l'employeur et concrétise la promesse de l'entretien.
Mesurer l'efficacité de votre préboarding
Piloter votre processus de préboarding nécessite des indicateurs précis. Ils permettent d'améliorer continuellement la gestion de l'accueil de vos nouvelles recrues.
Les KPIs à suivre
Mesurez le taux de désistement entre signature et premier jour comme résultat clé. Suivez l'engagement sur les contenus partagés via votre logiciel de préonboarding.
Évaluez la satisfaction des nouveaux employés et le temps nécessaire pour atteindre la productivité. Le taux de rétention à 3 et 12 mois révèle l'impact positif à long terme sur la fidélisation.
Le feedback, clé de l'amélioration continue
Recueillez systématiquement les retours des nouveaux collaborateurs pour organiser un meilleur accueil. Leurs conseils et suggestions alimentent l'amélioration du processus.
Intégrez des moments d'évaluation dans le parcours pour discuter ouvertement. Chaque promotion de recrues enrichit votre dispositif et fait partie de votre réussite RH.
Le préboarding n'est plus une option pour les entreprises qui souhaitent réussir à recruter et fidéliser. C'est un investissement stratégique pour sécuriser vos embauches et garantir une intégration durable.
En soignant cette partie essentielle du parcours, vous transformez des candidats hésitants en collaborateurs engagés dès leur arrivée. Les organisations qui maîtrisent cette étape prennent une longueur d'avance dans la guerre des talents.
FAQ sur le préboarding
Quelle est la différence entre pré-onboarding et préboarding ?
Ce sont des synonymes. Les deux termes désignent la même phase d'intégration avant le premier jour de travail, que ce soit en entreprise privée ou en fonction publique.
Qui doit s'occuper du préboarding dans l'organisation ?
Une collaboration entre ressources humaines, manager direct et équipe. Les RH pilotent et assurent la gestion, le manager crée le lien, l'équipe prépare l'accueil structuré.
Le préboarding est-il obligatoire ?
Non, mais fortement recommandé comme élément de votre stratégie RH. Il réduit le turnover et accélère l'intégration des nouveaux de manière significative.
Comment adapter le préboarding au télétravail ?
Le numérique devient essentiel pour créer un lien à distance. Plateformes de formation en ligne, visioconférences avec l'équipe et welcome pack envoyé au domicile avec quelques cadeaux de bienvenue.
Prenez directement rendez-vous avec nos experts du eLearning pour une démo ou tout simplement davantage d'informations.
