Comment la formation peut-elle être “agile”?
Si l’apparition des méthodes agiles (Scrum, Lean Startup…) a d’abord eu lieu dans le cadre de projets informatiques, de nombreuses entreprises ont aussi engagé depuis quelques années un changement profond de leur culture et de leurs modes de travail à d’autres niveaux de leur organisation. Les acteurs de la formation n’échappent pas à ce changement de paradigme et l’ère covid et sa conséquence sur l’organisation du travail (éclatement géographique des équipes, réinvention de l’espace de travail...), a été un nouvel avertissement de la nécessité d’accélérer la transformation des processus et outils de formation.
Chez Didask, nous avons été amenés à concevoir de multiples formations à la culture agile et à ses méthodes pour nos clients. Mais comment ces méthodes s'appliquent-elles à la conception même des formations ? Comment la fonction learning, ses formateurs, responsables de formation ou concepteurs pédagogiques peuvent-ils en faire une nouvelle alternative de gestion et de production de la formation ?
Bien loin d’imposer une analyse exhaustive, les idées proposées dans cet article permettent de donner des pistes de réflexion sur la manière dont la formation peut elle aussi faire évoluer ses pratiques en adoptant le cadre de valeurs et de principes agiles, et ainsi en apprécier les bénéfices. Afin d’éviter tout conflit sémantique et parce que la définition même de l’agilité est loin de faire consensus, il me paraît important de nous focaliser essentiellement sur une sélection restreinte de principes, qui peuvent être actionnés de façon autonome. Nous vous proposons de développer les 3 principes suivants :
Une erreur courante que nous observons sur le terrain est celle qui consiste à développer un projet de formation parce que l’on pense qu’il va répondre à un besoin. Le problème étant que lorsqu’une entreprise présuppose de l’utilité de certains sujets de formations, elle s’expose au risque qu’ils s’avèrent à l’arrivée beaucoup moins utiles que prévu.
Détecter les compétences et les connaissances qui vont véritablement s’aligner avec les besoins opérationnels et les enjeux de l’entreprise a toujours été un travail difficile, et s’il y a des incertitudes sur l’utilité d’une formation, il paraît opportun d’innover sur la méthode qui permettra de capter les besoins prioritaires des apprenants.
L’outil auteur Didask offre la possibilité de réaliser un exercice que l’on pourrait qualifier d’empathie avec l’apprenant, en focalisant la réflexion du concepteur pédagogique sur les erreurs qu’ils effectuent le plus fréquemment en situation de travail et les conséquences concrètes qu’elles engendrent. Car avant de chercher à répondre à des besoins que l’apprenant n’a pas encore exprimés, il est essentiel d’identifier les manques que la formation pourrait combler.
Collecter les erreurs des apprenants pour définir leurs besoins permet de séparer l’utile de l’indispensable et de prioriser les principaux savoirs ou compétences générateurs de valeur !
Cela peut impliquer de se rendre sur le terrain pour questionner tous les acteurs de l’écosystème de l’apprenant (l’expert, le manager, les collègues…) sur les difficultés qu’ils rencontrent, sur les comportements qu’ils souhaiteraient faire évoluer, sur les changements que la formation devrait entraîner. L’accompagnement des collaborateurs dans leur développement passe ainsi par l’identification des problèmes à résoudre et des besoins, et non des envies.
Une fois les compétences identifiées, il est nécessaire d’organiser la production des formations. Mais là encore, une autre idée reçue s’est ancrée dans le système de croyances des acteurs de la formation. Elle consiste à croire que pour assurer la qualité d’une formation, il est nécessaire de produire des contenus sur des cycles longs (des cycles qui peuvent s’étendre de plusieurs mois jusqu’à un an).
Plutôt que de viser à développer et suivre un plan de développement de compétences ou d’offrir un catalogue exhaustif de formations, l’agilité encourage à rapidement concrétiser des prototypes de formats pédagogiques, pour que la formation soit plus réactive au changement. Un prototype fonctionnel de formation n’est ni une version aboutie ni un brouillon, mais une version qui permet de tester l’expérience que vivra l’apprenant et de figurer de la direction pédagogique amorcée (les notions abordées, le ton utilisé…).
En mobilisant l’apprenant rapidement et à intervalles réguliers dans le processus de production, les formations peuvent facilement être réajustées lorsque c’est nécessaire, et leur contenu peut être optimisé à chaque étape.
Pour ce faire, la méthode de conception pédagogique se doit d’être à la fois simple, rapide et puisse être utilisée et réutilisée à grande échelle grâce à un processus clairement défini. Avec les formats pédagogiques courts que vous pouvez générer avec l’outil auteur Didask (des modules de 10 à 15 minutes), il est très facile d’extraire un ou plusieurs modules et de le(s) mettre à disposition des apprenants dès les premiers cycles d’un projet de formation.
Il paraît aussi nécessaire de rappeler qu’”être agile” ce n’est pas faire nécessairement plus vite, bien que cela en soit souvent la résultante, mais c’est faire différemment, pour apporter en continu de la valeur à l’apprenant.
Penser l’agilité en formation, c’est bien sûr aussi évaluer régulièrement les résultats des apprenants et s’assurer qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour apprendre et progresser en continu. Nous ne développerons pas cette dimension dans cet article mais vous pouvez retrouver dans l’article sur la mesure de l’efficacité pédagogique les indicateurs que nous recommandons d’utiliser et les données à mesurer.
Créer une bonne formation exige des compétences pédagogiques dont peu de personnes disposent. C’est pour cette raison que cette production est aujourd’hui centralisée par la fonction learning, responsable d’aller à la recherche de l’expertise en interne ou en externe, pour produire les contenus nécessaires au développement des collaborateurs. Les délais de production sont donc contraints aux ressources mises à disposition par l’entreprise.
Les méthodes agiles font quant à elles la part belle à la collaboration et à l’autonomie, et placent ces valeurs comme des conditions de leur succès.
À l’aide d’outils et de méthodes pédagogiques adaptés, orientés “terrain”, l’entreprise peut maintenant développer une approche de création décentralisée, produite par un plus grand nombre d’acteurs. La technologie Didask guide les experts métiers dans la transformation de leur savoir grâce à une méthode simple et réplicable. Elle automatise les bonnes techniques pédagogiques grâce à des canevas de conception intégrés. Transmettre efficacement son expertise en e-learning, sans être un professionnel de la pédagogie devient alors possible !
Il devient par exemple facile pour différentes communautés de métiers d’extraire les savoirs faires et de créer de courtes formations de mise à niveau afin de les partager auprès de l’ensemble des salariés. Ainsi, on renforce la capacité de production de l’entreprise et sa capacité à adapter les parcours de développement.
S’intéresser sérieusement à cette dimension amènera la fonction learning à diffuser une culture d’auto-formation basée sur davantage d’autonomie et de partage des connaissances entre les équipes et individus. Car mobiliser davantage d’acteurs dans la conception pédagogique c’est faire du développement des compétences un enjeu majeur de l’entreprise, dans lequel les apprenants sont actifs dans le développement de leurs compétences.
Bien qu’il n’existe pas de solution miracle, ces quelques idées donnent des orientations aux acteurs de la formation qui souhaiteraient développer davantage leur esprit agile, et instiller progressivement un modèle alternatif de penser et de faire de la formation dans leur organisation.
En adoptant des outils de conception comme Didask, leur rôle pourrait progressivement évoluer vers celui de “guide”, qui aide le terrain et donne aux équipes les moyens de développer leur culture de l’apprentissage avec de plus en plus d’autonomie. Et pour réussir le pari de cette transformation, il est bien sûr important que ces nouvelles façons de travailler ne contraignent pas les équipes formation mais au contraire, les inspirent à trouver la forme la plus adaptée à chaque culture et réalité opérationnelle.
Bien que cela puisse être inconfortable au début, appliquer les valeurs agiles à la formation dévoile progressivement de nouvelles opportunités pour les formateurs et les apprenants, et développe la capacité de création et de gestion des connaissances et des compétences de l’organisation. Et si accepter de changer sa manière de faire de la formation, c’était déjà incarner des valeurs agiles ?
